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産休に入る前、直属の上司はもちろん、同僚や先輩などに報告も兼ねて口頭で挨拶をするのは社会人のマナーです。同じ部署の方には、朝礼などでスピーチをする機会がある場合も多いので、そこで全体に向けたご挨拶ができます。
他にも、他部署で仕事上関わりのあった方や、自分が担当していた取引先などにも産休に入ることを伝えておくべきですが、会社の規模が大きい場合や社外の方で直接会う機会がなさそうな場合は、メールを選択することも多いです。
とはいえ、いざ挨拶メールを送る際「内容はどうしよう」「何を書けばいいの？」と手が止まってしまったという方もいることでしょう。そこでこの記事では、挨拶メールの5つのポイントと判断基準、すぐに使える例文をご紹介します。
挨拶メールの5つのポイント
産休は、短くても3か月弱、育休を取得すると数年に及ぶこともある長期休暇です。自分がいない間、社内外の方にご迷惑をおかけしてしまうこともあるので、直接お会いしない場合はきちんと挨拶メールを送っておきましょう。
産休の挨拶は、これからご紹介する5つのポイントをしっかり押さえることが重要です。気持ちよく産休に入り、復帰をスムーズにするためにも、ぜひ参考にしてみてください。
メールを送る時期に注意
産休の挨拶メールを送る際、まずは社内の関係者や取引先などによって、メールの送付時期をそれぞれ変えます。
以下は、メールを送る時期の例です。
- 社内の関係者：産休に入る1か月前まで
- 取引先や自分が担当するお客様：産休に入る3週間前まで
社内の関係者は、仕事上の引き継ぎなどが必要な場合もあるため、最低でも1か月前にはご挨拶しておくべきです。取引先や自分が担当するお客様は、メールを見て連絡が来る可能性もあるので、社内の関係者に報告を済ませた後にした方がよいでしょう。
件名で内容がわかるようにする
メールを送る際、件名になんと書けばよいのか、はじめて産休を取る方はお悩みになることでしょう。
この場合のポイントは、「件名で内容がわかるようにすること」です。挨拶メールを送る相手に用件が伝わりやすいよう、メールの件名には「産休のご挨拶」と記載するとよいでしょう。
最終出社日を知らせる
社内の個人的に親しい方は別ですが、社内で関係する他部署の方や、取引先などの社外の方への挨拶メールには、出産予定日をお知らせする必要はありません。
その代わり、仕事上の問い合わせはいつまで可能なのかを知らせるために、最終出社日を入れておきます。
「聞きたいことがあったのに最終出社日をすぎていた」ということになってしまうと、他にわかる人はいないか探したり、自宅に連絡が来たりと二度手間になってしまうので、必ずお知らせするようにしましょう。
産休中に迷惑がかからないように配慮する
産休や育休は、労働者の権利ではありますが、その間仕事で迷惑をかけることもあります。
そのため、自分がいないために迷惑をかけることを詫びつつ、不都合が起こらないように後任者の連絡先なども添えるようにしましょう。
大切なお客様の場合は、可能であれば後任者と一緒に伺い、直接ご挨拶をするとよいかもしれません。
復帰する意気込みも書く
産休の挨拶で感謝の気持ちを伝える以外に大切なことは、復職予定であることをしっかりと伝えることです。
復帰する意欲があることを伝えておくと、好印象です。また、礼儀を欠かさないことで、いざ仕事復帰したときにも働きやすくなるでしょう。
ただし、出産や育児は予想外のことが起こりやすく、予定していたよりも休暇が延びてしまうこともあるため、復帰時期についての明言は避けた方が無難です。
挨拶メールはどこまで送る？
産休前の挨拶メールをする際、よくありがちなのがメールを送る範囲についてのお悩みです。
休職する理由をどこまで知らせるかは、関係各所との関わり具合によっても変わってきますが、現在受け持っている業務の状況なども考慮する必要があります。
ここでは、挨拶メールの送付範囲を社内と社外に分けてご紹介し、判断に迷うときの基準についても解説します。
社内は？
社内で産休の挨拶メールを送るべきなのは、日頃から業務上のやり取りがある方です。
同じ部署であれば口頭でご挨拶もできますが、他部署の場合は相手の都合も考慮してメールを送っておくとよいでしょう。返信不要の場合は、その旨を書いておくのも一つの手です。
後任を知らせる必要がある場合には、後任者の連絡先を添えることも大切です。
前にいた部署の上司やお世話になった方にも、挨拶メールを送っておくとよいかもしれません。
社外は？
社外への挨拶メールは、業務上自分と直接関係している方に送る必要があります。
担当のお得意様や自分が窓口となっている業者さんなどには、本来であれば直接伺って後任者の紹介も兼ねたご挨拶をすべきですが、妊娠後期は体調が不安定になりがちです。長時間の外出が厳しい場合もありますので、業務を滞らせないためにもメールでお知らせするようにしましょう。
判断に迷うときの基準
産休前の挨拶メールを送るべきかどうかの判断に迷うときは、以下の2点で判断します。
- 日頃から業務上お世話になっているかどうか
- 自分が産休に入ることで業務が滞る可能性があるかどうか
社外の方で、名刺交換のみで実際に業務のやり取りをしていない場合には、挨拶メールを送る必要はありません。送るべきかどうかの判断に迷ったときは、上司に相談するとよいでしょう。
しかし基本的には、「判断に迷ったときには挨拶をしておく」が正解です。挨拶をされて嫌な気持ちになる方はほとんどいません。あとで「挨拶しておけばよかった！」なんてことにならないよう、きちんと確認しましょう。
産休前の挨拶メール例文
ここでは、上記でご紹介したポイントを踏まえ、社内向けと社外向けに分けて産休前の挨拶メールに使える例文をご紹介します。
伝える内容は社内向けと社外向けで注意すべき点はほとんど同じですが、一部微修正した方がよいところもありますので、その点にも注目してみてください。
社内向け例文
社内で関わりのあった方に一斉送信で挨拶メールを送る際は、感謝の気持ちと復帰への意欲、そして休暇を取ることに対する恐縮する気持ちが伝わる文面になるように注意します。
できるだけ簡潔にまとめ、個別に伝えたいことがある方には、メールを送った後に直接ご挨拶に伺いましょう。
以下は、社内向け挨拶メールの例文です。
件名：○月○日より産休に入ります【○○部●●】
お疲れ様です。○○部の●●です。
私事で申し訳ありませんが、この度○月○日より産休に入らせていただくこととなりました。また、産休後は引き続き育児休業に入らせていただきますので、○○さんに休暇中の業務の引き継ぎをお願いしております。
尚、最終出社日は○月○日を予定しております。
在職中は体調の面でもさまざまなお気遣いをいただき、ありがとうございました。おかげさまで大きく体調を崩すことなく仕事をすることができました。
育休終了後はまた元気に復帰し、皆様と一緒に働くことを楽しみにしております。メールでのご連絡となってしまいましたこと、ご容赦いただけますと幸いに存じます。
（署名）
宛先はBCCに入れ、一斉送信を利用するなどして、挨拶もれのないように注意しましょう。
社外向け例文
大切なお客様の場合、直接お会いできないことも多いため、丁寧な挨拶メールを送るのがマストです。
挨拶もせずに突然担当が変わってしまうと、後々会社の信用問題にもなりかねません。産休に入る前には、自分が受け持っていた仕事をしっかりと後任に引き継ぎ、それをご案内するようにしましょう。
以下は、社外向け挨拶メールの例文です。
件名：【産休のご挨拶】株式会社○○ ●●
○○課○○様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○の●●です。
私事で恐縮ではございますが、○月○日より産休を取らせていただくこととなりました。
休暇中の業務につきましては、弊社○○が担当いたします。最終出社日は○月○日を予定しておりますので、○月○日以降は○○へご連絡いただけると幸いに存じます。
（後任者の名前）
（後任者の電話番号）
（後任者のメールアドレス）
○○様には在職中大変お世話になり、ありがとうございました。本来は直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでお知らせすることになってしまい大変申し訳ありません。
不在中の業務に支障がないよう、引き継ぎには万全の体制で望ませていただきます。
復帰後はまた新たな気持ちで取り組んでいきたいと思っておりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
メールを送った後は、後任者からも先方へ挨拶のメールを送ってもらうようにするとよいかもしれません。
まとめ
挨拶メールの5つのポイントと判断基準、すぐに使える例文をご紹介しました。
産休前の挨拶メールは、感謝と復帰への意気込みを伝えることが大切です。また、業務の引き継ぎや後任者の連絡先のお知らせも非常に重要ですので、後任者の情報を添えることも忘れないようにしましょう。
実際に挨拶メールを送った先輩ママからは、メールの返信で応援や優しい言葉をかけてもらったという声も多く聞かれます。
産休や育休が終わり、いざ仕事に復帰する際に肩身の狭い思いをしないよう、きちんと周囲の方々に挨拶メールを送っておくことをおすすめします。
